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La matriz de gestión del tiempo: cómo usarla para aprovechar el tiempo

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¿Cuántas veces te has descubierto diciendo que no tienes tiempo? Tal vez más de las que quisieras.

Sin embargo, hay algo interesante que puede que no hayas visto: y es que todos los humanos tenemos 24 horas diarias a disposición.

A pesar de esto, muchas veces tenemos la sensación de que esta cantidad de horas no es suficiente, aun cuando otras personas demuestren que sí.

Es esa sensación de que las horas de los demás rinden de una mejor forma, de que su tiempo es de una calidad distinta a la de nosotros.

Una forma de cambiar esta situación es con el correcto uso de la matriz de gestión del tiempo.

 

¿Qué es la matriz de gestión del tiempo?

Esta matriz de gestión del tiempo también se conoce como “Matriz de Eisenhower”.

El nombre se debe a que su creación se le atribuye al expresidente de los Estados Unidos de Norteamérica, Dwight “Ike” Eisenhower, quien la usó para organizar su agenda durante su mandato.

Pero este no es el único padre que se le atribuye porque, cuando se habla de ella, también aparece el nombre de Stephen Covey, quien analiza la utilidad de esta matriz en su libro “Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas”.

De cualquier modo, la matriz de gestión del tiempo o Matriz de Eisenhower, consiste en un cuadrado con cuatro cuadrantes divididos de la siguiente forma:

 

matriz de gestión del tiempo

Vista así, es comprensible que muchos confundan lo importante con lo urgente. Por eso es necesario diferenciar ambos significados.

Importante: aquello que importa. El juicio de valor que cada quien haga va a condicionar que sea importante o no.

Urgente: es aquello que urge, que debe atenderse de inmediato.

Un ejemplo para entenderlo de modo más claro es el siguiente:

Juan tiene una cita con María para coordinar la próxima pauta de la publicidad en la empresa. Eso es importante.

De repente, antes de asistir al encuentro, recibe una llamada de alguien diciéndole que en su casa se rompió una tubería y que está saliendo agua por debajo de su puerta. Eso es urgente.

En este delicado continuo se mueven nuestras decisiones, entre aquello que importa y aquello que debe atenderse con prontitud para que no escale a mayores.

Los 4 cuadrantes explicados al detalle

1. Cuadrante uno: importante y urgente

Si estás buscando en dónde incluir las actividades que son realmente importantes, es este el cuadrante que corresponde.

Todo lo que vaya en él debe ser atendido antes que cualquier otra actividad, lo cual significa que es impostergable.

Lo ideal es que estos elementos incluyan una fecha tope o que, si están ocurriendo ahora mismo, se atiendan rápidamente.

Algunas de las actividades que deben estar en el primer cuadrante son las que están relacionadas con:

  • Emergencias médicas
  • Crisis familiares, asuntos del colegio (si se tienen hijos), asuntos de seguridad.
  • Preparativos para eventos de última hora.

Además de la rapidez con que todo lo que esté aquí debe ser atendido, también es fundamental que seas tú quien se encargue de ellas.

Por lo general, cuando una situación amerita estar en este cuadrante, es difícil delegarla en alguien más, aunque no implica que no se pueda hacer si la persona a quien le delegues sea competente y de extrema confianza.

Es importante que trabajes para evitar que cualquier otra actividad llegue a este cuadrante.

 

2. Cuadrante dos: importante pero no urgente

A diferencia del cuadrante 1, lo que está en este cuadrante es un conjunto de elementos que son más bien fruto de la planificación.

Estas actividades o acciones se incluyen con la idea de que sean realizadas a mediano o largo plazo, por lo que este cuadrante de la matriz de gestión del tiempo se usa para elaborar estrategias a futuro.

Aunque son importantes, su finalización no es urgente.

Lo que debes incluir en este cuadrante es:

  • Actividades que contribuyan a tu bienestar personal.
  • Cursos de formación.
  • Planificación para un evento.
  • Estar al tanto de noticias necesarias para el desempeño de un trabajo.
  • Entrega de un proyecto

En este caso es más factible que delegues responsabilidades en otra persona, aunque no deja de ser preferible que también le dediques tiempo, bien sea de participación directa o de supervisión.

Cuando atiendas lo que está aquí, estarás evitando que pase al cuadrante 1.

 

matriz de gestión del tiempo
Una forma de aumentar el compromiso con la realización de una tarea es poniéndole fecha tope.

 

3. Cuadrante tres: urgente pero no importante

Este es el cuadrante de la matriz de gestión del tiempo que más malas pasadas nos juega.

En él están aquellos asuntos que parecen urgentes, pero que en realidad no lo son.

La sensación de urgencia en realidad la tenemos nosotros según la idea de urgencia que nos hagamos de diversas acciones.

Por ejemplo, creemos que todo mensaje de WhatsApp es urgente y no es así. Lo mismo sucede con las redes sociales, algunas noticias, reuniones o correos electrónicos.

En este cuadrante están las clásicas reuniones o conversaciones que siempre derivan en lo mismo, esas que no parecen tener solución con los métodos que ya se están empleando.

Este tipo de actividades casi siempre se puede delegar en otra persona o en algún método externo.

Un caso que ilustra una forma de gestionar lo que sucede en este cuadrante es usando herramientas que facilitan la vida como las respuestas automáticas.

Mientras que ellas ya están programadas para funcionar, tú puedes seguir trabajando en los dos primeros cuadrantes.

Luego, entonces sí puedes dedicarles tiempo y coordinar lo necesario para que se mantengan en el tercer cuadrante.

 

4. Cuadrante cuatro: ni urgente ni importante

Cuando descubras la cantidad de tiempo que le dedicas a este cuadrante, tal vez te asombres y entiendas por qué sientes que el tiempo no te alcanza.

En este cuadrante de la matriz de gestión del tiempo suelen estar los malos hábitos, aquellas actividades que no son ni importantes ni urgentes, pero que tampoco aportan nada a tu vida.

Es importante destacar que la recreación es fundamental en la vida de cualquier ser humano, pero que no por ello se debe confundir con actividades como pasar horas viendo televisión sin propósito definido, revisar las redes sociales solo por gastar el tiempo en algo y concentrarse en conversaciones telefónicas que se parecen a intercambios de chismes que a otra cosa.

Estos desperdicios te restan tiempo para verdaderas actividades de recreación como compartir con tu familia o amigos, hacer algún deporte, ver programas o películas que te gusten o disfrutar de música que te guste.

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Consejos finales acerca de la matriz de gestión del tiempo

Este método no es mágico. Por tanto, para que te sea realmente útil, tendrás que imprimir o diagramar tu propia matriz del tiempo y escribir.

También tendrás que aprender a discriminar entre diversas actividades para que decidas cuáles son las que realmente ameritan mayor atención.

Tu compromiso tendrá que ser con la sinceridad. No basta con que incluyas en los primeros cuadrantes aquellos elementos que no lo son solo para aparentar un mayor orden.

Agrega detalles a cada elemento si así lo deseas y sé flexible. No siempre tienes que cumplir en manera perfecta lo que te plantees en la matriz.

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