Entre las metodologías más difundidas en la actualidad para el desarrollo en una organización, por pequeña que esta sea, se encuentra la metodología Kaizen.
Más allá del halo de metodología japonesa (lo cual siempre le da un toque de interés extra), su éxito radica en que, cuando sus principios son bien aplicados, los cambios son notorios.
En un mundo en donde las prisas por hacer crecer empresas y los proyectos personales son cada vez mayor, que haya cambios marcados con acciones pequeñas es siempre una idea muy atractiva.
¿Qué es la metodología Kaizen?
Esta metodología es un enfoque que propone la mejora continua como su base fundamental.
Pero esta mejora continua debe realizarse a través de pequeños cambios positivos para que deriven en un crecimiento mayor.
Algunos incluso consideran al Kaizen como una cultura más que como una metodología.
Si dejamos de lado las distinciones del lenguaje y preferimos quedarnos con lo verdaderamente importante, entonces debemos resaltar que en este enfoque la comunicación y cooperación entre los miembros de la organización es clave.
El origen de la metodología Kaizen se remonta a la época de la Segunda Guerra Mundial, momento histórico en el que Japón estaba reconstruyéndose después de tener un aparato productivo en ruinas.
Así, pues, un grupo de estadounidenses liderados por el ingeniero W. Edwards Deming, quien ya tenía experiencia adaptando fábricas de automóviles a fábricas de tanques, también durante la última gran guerra del mundo, llegó al país del lejano oriente para enseñar lo que sabía acerca de emplear pequeños cambios constantes para lograr organizaciones exitosas.
Se cuenta que la primera persona de peso en el ámbito empresarial que adoptó está metodología fue el empresario e ingeniero Taiichi Ohno.
Ohno le llamaría Toyota Production System o producción “justo a tiempo” y el sistema tenía como finalidad reducir el desperdicio y potenciar la eficiencia a través de la mejora continua.
Esto mejoró la calidad de los productos de Toyota y, por consecuencia, la percepción de la marca al punto de ser considerada como líder en muchos segmentos del mercado.
Marcas como Ford y General Motors tenían pobres controles de calidad, lo cual hacía que sus clientes tuvieran que regresar muchas veces a la empresa para solucionarlos.
Los procesos que implantó Taiichi Ohno hacían que cada pieza fuera verificada en la misma línea de montaje.
Si había un problema, entonces se solucionaba en el momento.
Aunque esto parezca obvio hoy en día, en ese momento no lo era.
Quien lo entendía, tomaba considerable ventaja por sobre sus competidores.
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¿Qué nos enseña la metodología Kaizen?
Una de las razones por las que muchas personas no solo se preguntan qué es la metodología Kaizen, sino por qué es tan exitosa se debe a la forma en que se implementa.
Su característica principal son los pequeños cambios, los cuales se pueden ejecutar en cualquier ámbito de la vida.
Algo tan sencillo como dedicarle 10 o 15 minutos al día a alguna actividad es parte de lo que se propone.
Por ejemplo, la limpieza de los archivos que día a día saturan nuestra bandeja de entrada o nuestro teléfono celular.
Pasos tan sencillos como estos generan hábitos fuertes que se afianzan con el tiempo y que nos hacen más eficientes.
Los pequeños pasos de forma constante transforman a las personas y a las organizaciones con mayor solidez.
Toma en cuenta que muchos de los cambios que intentas hacer en tu vida se quedan en un intento porque las expectativas que tienes en un inicio son muy altas.
Un caso de ello es la búsqueda de lograr un cuerpo más atlético o más sano.
Frente a este escenario muchos se plantean tener el cuerpo “perfecto” en un par de meses.
El resultado es justamente el contrario porque rápidamente comprueban que no están preparados para pasar de 0 a 100 en un proceso corto.
Lamentablemente, muchos se dan cuenta de esto en etapas maduras de sus vidas, con lo cual se pierden de empezar en su etapa de joven alguna actividad o proyecto que pudieron haber desarrollado paso a paso a lo largo de sus vidas.
La palabra Kaizen significa cambio para bien, por lo que esta debe ser una premisa fundamental para lograr un cambio exitoso.
Si el cambio implica malestar, sufrimiento, etc., entonces tiene menos probabilidades de ser aceptado.
No se trata de que cambiar sea sencillo y fácil, sino que entre más gradual sea el proceso, menos rechazo va a generar.
Claves para comenzar con la metodología Kaizen [7 preguntas que debes hacerte]
Todo proceso enmarcado dentro de esta cultura debe iniciarse con un blitz. Los blitzes o eventos Kaizen marcan el inicio rumbo a la mejora.
En esta fase se debe hacer un mapeo de la situación actual en el que se debe “deconstruir” un proceso para volver a armarlo.
Tales acciones permitirán comprender mejor un proceso lo que implica beneficios porque partimos de que no se puede mejorar aquello que no se comprende.
Una forma de sentar las bases es a través de las formulación de estas 7 preguntas:
- ¿Por qué y para qué se realiza cada paso del proceso?
- ¿Qué trabajo se está realizando? / ¿Qué valor se agrega?
- ¿Dónde se está realizando el trabajo actualmente / Dónde debería hacerse?
- ¿Cuándo se completa cada paso / cuándo se debe completar?
- ¿Quién realiza el trabajo / quién debería hacer el trabajo?
- ¿Cómo se está haciendo el trabajo / cómo se debe hacer?
- ¿Con qué frecuencia se realiza cada paso / con qué frecuencia se debe realizar?
La puesta de marcha de estas preguntas con sus respectivas respuestas aportará información valiosa que luego se empleará para generar los cambios.
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Conclusión acerca de qué es la metodología Kaizen
Cuando muchas personas se preguntan qué es la metodología Kaizen, piensan que se trata de un método complejo que requiere actitudes que rayan en lo místico y en lo espiritual.
A esto ha contribuido el nombre de origen japonés y la idea que nos hemos hecho de la cultura oriental.
Sin embargo, la realidad es que se trata de un método ligado al ámbito de las organizaciones y los proyectos personales.
Desde que se desarrolló hace algunos años, ha venido evolucionando según el contexto y el país en el que se aplica.
Independientemente de esto y de los procesos técnicos que la han alimentado, el gran aprendizaje que podemos obtener de ella es que los pequeños pasos, lejos de las prisas que muchos venden, hacen más competitivas y eficientes a las empresas y personas que los establecen como parte natural de sus procesos.
