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Cuando una empresa comienza con su actividad lo hace con una sola persona, en este caso, el propio creador de la idea.

En el mejor de los casos, la idea cuenta con un grupo muy pequeño de personas que la llevan a cabo.

De cualquier modo, todo proyecto pasa por una fase inicial en la que alguien debe hacer una gama amplia de tareas, por lo que no es de extrañar que sea administrador, repartidor, vendedor, diseñador, gestor de Instagram, etc.

Esto es normal e inevitable porque al principio no abunda el presupuesto. Sin embargo, conforme pasa el tiempo, la cantidad de trabajo aumenta y es muy difícil que todos hagan de todo.

Lo que toca es delegar funciones especializadas para aumentar la eficacia del trabajo.

Si se pasa esto por alto pueden se vislumbran dos escenarios:

1. Estancamiento del desarrollo
2. Sobrecarga laboral
3. Desperdicio de energía que puede emplearse en labores de gerencia

La palabra “delegar” viene del latín delegare, lo cual significa «mandar a alguien legalmente».

Delegar es el arte de saber mandar, de elegir a las personas ideales para obtener resultados ideales.

Quienes aprenden a delegar de forma efectiva aumentan la productividad y eficiencia de sus equipos.

Principales señales de que no estás delegando

Estas son señales inequívocas de que te estás saturando de trabajo por no tomar la decisión oportuna de delegar:

• Las tareas rutinarias ocupan una parte importante de tu agenda. Si estás haciendo labores mecánicas o repetitivas, entonces es que no estás delegando lo suficiente en tu personal.
• Tienes altas cuotas de estrés: las señales más evidentes del estrés son irritabilidad, insomnio, dificultad para concentrarse en tareas, sin importar que estas sean sencillas.
• Dificultad para lograr las tareas realmente importantes: aunque parezca que todo está dado para hacer crecer tu empresa, aun no logras dar el gran salto porque ocupas gran parte de tu tiempo en labores que no tienen que ver con una estrategia clara de crecimiento.

Razones por las que no delegas

Los principales líderes saben qué es delegar de forma frecuente y entienden que esto es vital para cualquier negocio. Puede que tú también lo sepas, pero tal vez te estés saboteando con alguna de estas razones:

• No quieres compartir el crédito: sentirse reconocido es muy agradable, pero si no delegas puede que lo único por lo que te reconozcan es por eso: por no delegar. En el fondo te van a reconocer por no ser un buen líder y tu empresa se estancará.

• Creer que la tarea es muy fácil como para que la haga otro: esta es una de las mayores trampas de aquellos que no delegan. Normalmente piensan que no tiene sentido pagarle a otro para que haga la tarea porque es un desperdicio de dinero, pero no comprenden que si la hacen ellos, entonces gastarán un tiempo valioso que serviría para invertir en otra actividad vital

• No considerar capaz a nadie más: ¿Has escuchado la frase “si lo quieres bien hecho, entonces hazlo tú mismo”? Este es uno de los principales impedimentos para no delegar y es una trampa muy conocida que no favorece el desarrollo de las empresas. En mucho casos, delegar en alguien que pueda hacerlo en un 80% de lo bien que lo haces tú, entonces eso es suficiente. Si no se trata de algo de vida o muerte, comprueba que así es y delega en alguien más.

• Miedo al qué diran: si crees que por entregarle trabajo a otra persona serás considerado débil, torpe, etc., entonces te recomendamos que reflexiones acerca de lo importante que es para ti la opinión de los demás. No tienes que lucir siempre como la persona todopoderosa que todo lo hace. Al contrario, delegar es una señal de fortaleza y buena gerencia.

Delegar no consiste en imponer, sino en saber aprovechar las capacidades de cada quien para que haga bien su trabajo.

Cómo delegar de forma exitosa

Si te cuesta delegar, sigue estas claves y termina de dar el paso que te hace falta:

1. No delegues demasiado al mismo tiempo

Comienza por probar a alguien delegándole pequeñas tareas. A medida que obtengas resultados, evalúalos y analiza si esta persona cumple a cabalidad con lo que requieres.

Si delegas muchas tareas o una muy importante de buenas a primeras, entonces puedes saturar a la persona o terminar decepcionándote.

2. Delega y apártate

Algunas personas cometen el error de delegar y asfixiar con supervisión excesiva a quien está realizando la tarea. Esto es contraproducente porque mina la confianza del otro y te desgasta. Haz un seguimiento, pero permítele que ejecute su tarea.

3. Ofrece retroalimentación y reconoce lo positivo

Cuando alguien recibe el encargo de realizar alguna actividad, lo ideal es que le indiques si lo que hace está conforme a lo que le solicitaste. Si es así, reconóceselo. Esa es una forma sencilla de hacer que sienta la motivación necesaria para repetir los mismos resultados e, incluso, mejorarlos.

4. Haz tu balance y determina qué puedes aprender

Cuando algunas personas se preguntan qué es delegar de forma efectiva, comprenden que se trata de un proceso que descubren en el camino. Entre pedirle a alguien que lleve a cabo una tarea de forma eventual y lograr que esto se convierta en una rutina, hay una gran diferencia.

Cuando logras esto último puedes evaluar tus resultados, por ejemplo, con un análisis FODA (fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas).

Algunas preguntas valiosas son:

• ¿Qué tareas van bien?
• ¿Qué debería cambiar en un futuro?
• ¿Cómo sacarle provecho a los desafíos que se me presenten

5. Define claramente las tareas y las condiciones de satisfacción

Si delegas las tareas de forma imprecisa, obtendrás resultados imprecisos. Si no dejas claro cómo deben hacerlo y cuáles son los resultados que esperas, entonces no tendrás bases sólidas para reclamar a la hora de que detectes fallas o tengas insatisfacciones.

Si hay un proyecto que debe ser entregado el viernes a las 3 p.m., entonces especifícalo e indica cuáles serán las consecuencias de que no sea así.

Este tipo de detalles se suelen pasar por alto, pero son indispensables para delegar de la forma adecuada.

6. Proporciona todo lo necesario para el éxito de la tarea

Muchas actividades fracasan porque quien intenta realizarlas carece de los medios necesarios para llevarlas a cabo, bien sean estos materiales o humanos.

Cuando delegues, asegúrate de facililarle la tarea. No sabotees su propio éxito y haz un inventario de todo lo que pueda hacerle falta para llevar a cabo la tarea con éxito.

Además, deja abierta la posibilidad de que la persona te manifieste cuando crea que necesita algo para cumplir con lo que le encomiendes.

Conclusión sobre qué es delegar

Cuando entiendes qué es delegar y sus beneficios están liberándote de tareas que pudieran resultarte tediosas o innecesarias. Y no porque no sean importantes, sino porque tú tienes otras que necesitan de tu intervención directa.

Delegar es un signo de fortaleza y de madurez. Si analizas tu entorno, verás que aquellas empresas y organizaciones que mejor delegan, son las que más éxito tienen.