Cómo concentrarse en el trabajo [10 formas efectivas de lograrlo]

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Estamos saturados de estímulos, de noticias y de información.

Ese es uno de los hechos más resaltantes de esta época.

Paradójicamente, también estamos en un momento de la historia en el que cada vez más gente trabaja desde su casa, lo cual significa mayor contacto con los niños, la pareja o la mascota, pero también un mayor índice de desconcentración.

Sin embargo, aun cuando se esté en una oficina de manera formal, también abundan las distracciones. Y si no, piensa en ese momento en que no resistes las ganas de revisar tu teléfono celular.

Por eso también hay cada vez más gente queriendo saber cómo concentrarse en el trabajo.

Estas 10 claves para concentrarse con mayor facilidad te ayudarán a rendir mejor y a generarte menos estrés.

 

1. Sillas incómodas, personas descontentas

Según la OMS, más del 70% de las personas de los países industrializados tienen problemas de espalda.

El dato es alarmante porque normalmente se equivale nivel de desarrollo de un país con salud.

Parte de esto se debe a la cantidad de horas que pasamos sentados (oficina, auto, transporte,etc.), pero también a la calidad de las sillas en las que nos sentamos.

Entre más cómoda sea tu silla, más fácil te será concentrarte. Nadie que pase 8 horas (o más) en una silla que le maltrate podrá concentrarse y rendir.

 

2. Adiós al desorden, bienvenido el orden

Tener demasiados objetos alrededor o encima del escritorio es un llamado constante a la distracción.

Si tienes gavetas en donde guardar esos objetos, úsalas. Si no, hay opciones de cajones de fácil instalación que puedes comprar.

Si tienes tantos objetos que, por más espacios de almacenamiento que tengas, no te permiten lograr el orden, entonces puede tratarse de que estás acumulando demasiados.

Este artículo de Jordi Sanchéz, en el que explica qué es el minimalismo, puede serte de mucha utilidad para saber cómo concentrarse mejor en el trabajo eliminando esos objetos que definitivamente no usas o no necesitas.

 

 3. Adiós al desorden (esta vez de la computadora)

Una computadora con virus es una distracción. Si no sabes hacerte cargo de ello, busca quien lo haga.

Una computadora llena de archivos en el escritorio, también es una fuente de distracción constante.

Para concentrarse con mayor facilidad, será necesario que elimines esos archivos que no necesitas o que los agrupes en carpetas según del tipo que sean.

 

4. Cuida lo que comes si quieres saber lo que es concentrarse de verdad

Ya lo decía Hipócrates: “que el alimento sea tu medicina”.

En muy común que en el trabajo busquemos algún snack hecho de productos industrializados o alguna golosina.

Este es un gran error porque hay sustancias como el azúcar que, en un primer momento después de su ingesta, van (aparentemente) a darte mucha energía, pero que minutos después te dejarán peor que antes de ingerirlas.

Prefiere snacks que no contengan azúcar añadida y que sean poco procesados, de ser posible, hechos por ti.

 

cómo concentrarse en el trabajo
No siempre es posible conseguir el foco en las actividades, aun cuando se hagan muchos intentos. En ese caso, lo ideal es pedir ayuda profesional para descartar un trastorno de base.

 

5. Cómo concentrarse en el trabajo gracias a una lista de actividades

Muchas listas de pendientes fallan porque, cuando se hacen, se dejan lejos del sitio en donde se está trabajando.

Si la mantienes cerca podrás mantener el enfoque y regresar cuando sientas que te hayas distraído en otra actividad.

La sensación de cumplir con tu lista es más que satisfactoria. Si tienes dudas acerca de cómo hacer una lista efectiva, opta por aplicaciones como:

  • Evernote.
  • Do It Tomorrow.
  • Todoist: lista de tareas.
  • Toodledo.
  • Trello

 

6. Infórmale a los demás que estás trabajando en tu concentración

Sea que labores desde tu casa u oficina, saber cómo concentrarse en el trabajo va a depender en gran medida de tus relaciones con tu familia o compañeros.

Por ejemplo, quienes trabajan en casa suelen tener problemas de concentración gracias a que no separan familia de trabajo, así que se terminan viendo envueltos en conversaciones triviales o asuntos del hogar que se pueden atender en otro momento.

Dile a los miembros de tu familia que tanto ellos como el trabajo tienen su momento. Lo mismo con tus compañeros. Si ellos también están interesados en concentrarse como tú, entonces comprenderán y hasta compartirán la experiencia de trabajar juntos en el mismo propósito.

 

7. No toda llamada debe ser respondida, ni todo mensaje debe ser contestado

Apagar el teléfono celular puede ser muy extremista para algunos. Si está bien para ti, apágalo. Si no, puedes notificar en tu estado de WhatsApp que no estás disponible en horario laboral.

Lamentablemente, hemos malutilizado la tecnología de las comunicaciones y, lo que antes representaba un gran logro, ahora representa distracciones constantes, pero no por la tecnología en sí, sino por el uso que hacemos de ella.

Lo que antes era una llamada eventual para enterarse de cómo estaba alguien, ahora es un hecho frecuente para compartirse asuntos como memes, videos, fotos del desayuno, de la cena, etc.

Desactiva aquellas notificaciones que te distraen. Piensa que si tienes 8 apps en tu teléfono y cada una de ellas te envía una notificación en horario de trabajo, tendrás 8 momentos para salirte del foco que tanto te ha costado lograr.

como concentrarse en el trabajo
Concentrarse en el trabajo puede ser todo un arte, pero como en todo arte hay que prepararse y practicar para lograrlo.

 

8. Cómo concentrarse mejor en el trabajo escuchando música (o tal vez no)

Esta es una de las verdades más cuestionables que existen acerca de ayudas para concentrarse.

Al respecto no hay nada concluyente, pero abundan los comentarios de personas que afirman que pueden concentrarse mejor gracias a la música.

Los intentos por argumentar que la música funciona en estos casos pasan por teorías como el Efecto Mozart o algunas investigaciones en las que se afirma que la música suave promueve un mejor desempeño en la resolución de tareas aritméticas (Primary School Pupils).

De cualquier modo, la decisión final es tuya y dependerá de cómo te sientas.

 

Qué es delegar y cómo hacerlo bien

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Cuando una empresa comienza con su actividad lo hace con una sola persona, en este caso, el propio creador de la idea.

En el mejor de los casos, la idea cuenta con un grupo muy pequeño de personas que la llevan a cabo.

De cualquier modo, todo proyecto pasa por una fase inicial en la que alguien debe hacer una gama amplia de tareas, por lo que no es de extrañar que sea administrador, repartidor, vendedor, diseñador, gestor de Instagram, etc.

Esto es normal e inevitable porque al principio no abunda el presupuesto. Sin embargo, conforme pasa el tiempo, la cantidad de trabajo aumenta y es muy difícil que todos hagan de todo.

Lo que toca es delegar funciones especializadas para aumentar la eficacia del trabajo.

Si se pasa esto por alto pueden se vislumbran dos escenarios:

  1. Estancamiento del desarrollo
  2. Sobrecarga laboral
  3. Desperdicio de energía que puede emplearse en labores de gerencia

La palabra “delegar” viene del latín delegare, lo cual significa “mandar a alguien legalmente”.

Delegar es el arte de saber mandar, de elegir a las personas ideales para obtener resultados ideales.

qué es delegar
Quienes aprenden a delegar de forma efectiva aumentan la productividad y eficiencia de sus equipos.

Principales señales de que no estás delegando

Estas son señales inequívocas de que te estás saturando de trabajo por no tomar la decisión oportuna de delegar:

 

  • Las tareas rutinarias ocupan una parte importante de tu agenda. Si estás haciendo labores mecánicas o repetitivas, entonces es que no estás delegando lo suficiente en tu personal.
  • Tienes altas cuotas de estrés: las señales más evidentes del estrés son irritabilidad, insomnio, dificultad para concentrarse en tareas, sin importar que estas sean sencillas.
  • Dificultad para lograr las tareas realmente importantes: aunque parezca que todo está dado para hacer crecer tu empresa, aun no logras dar el gran salto porque ocupas gran parte de tu tiempo en labores que no tienen que ver con una estrategia clara de crecimiento.

 

 

Razones por las que no delegas

Los principales líderes saben qué es delegar de forma frecuente y entienden que esto es vital para cualquier negocio. Puede que tú también lo sepas, pero tal vez te estés saboteando con alguna de estas razones:

  • No quieres compartir el crédito: sentirse reconocido es muy agradable, pero si no delegas puede que lo único por lo que te reconozcan es por eso: por no delegar. En el fondo te van a reconocer por no ser un buen líder y tu empresa se estancará.

 

  • Creer que la tarea es muy fácil como para que la haga otro: esta es una de las mayores trampas de aquellos que no delegan. Normalmente piensan que no tiene sentido pagarle a otro para que haga la tarea porque es un desperdicio de dinero, pero no comprenden que si la hacen ellos, entonces gastarán un tiempo valioso que serviría para invertir en otra actividad vital

 

  • No considerar capaz a nadie más: ¿Has escuchado la frase “si lo quieres bien hecho, entonces hazlo tú mismo”? Este es uno de los principales impedimentos para no delegar y es una trampa muy conocida que no favorece el desarrollo de las empresas. En mucho casos, delegar en alguien que pueda hacerlo en un 80% de lo bien que lo haces tú, entonces eso es suficiente. Si no se trata de algo de vida o muerte, comprueba que así es y delega en alguien más.

 

  • Miedo al qué diran: si crees que por entregarle trabajo a otra persona serás considerado débil, torpe, etc., entonces te recomendamos que reflexiones acerca de lo importante que es para ti la opinión de los demás. No tienes que lucir siempre como la persona todopoderosa que todo lo hace. Al contrario, delegar es una señal de fortaleza y buena gerencia.

 

qué es delegar
Delegar no consiste en imponer, sino en saber aprovechar las capacidades de cada quien para que haga bien su trabajo.

Cómo delegar de forma exitosa

Si te cuesta delegar, sigue estas claves y termina de dar el paso que te hace falta:

 

1. No delegues demasiado al mismo tiempo

Comienza por probar a alguien delegándole pequeñas tareas. A medida que obtengas resultados, evalúalos y analiza si esta persona cumple a cabalidad con lo que requieres.

Si delegas muchas tareas o una muy importante de buenas a primeras, entonces puedes saturar a la persona o terminar decepcionándote.

 

2. Delega y apártate

Algunas personas cometen el error de delegar y asfixiar con supervisión excesiva a quien está realizando la tarea. Esto es contraproducente porque mina la confianza del otro y te desgasta. Haz un seguimiento, pero permítele que ejecute su tarea.

 

3. Ofrece retroalimentación y reconoce lo positivo

Cuando alguien recibe el encargo de realizar alguna actividad, lo ideal es que le indiques si lo que hace está conforme a lo que le solicitaste. Si es así, reconóceselo. Esa es una forma sencilla de hacer que sienta la motivación necesaria para repetir los mismos resultados e, incluso, mejorarlos.

 

4. Haz tu balance y determina qué puedes aprender

Cuando algunas personas se preguntan qué es delegar de forma efectiva, comprenden que se trata de un proceso que descubren en el camino. Entre pedirle a alguien que lleve a cabo una tarea de forma eventual y lograr que esto se convierta en una rutina, hay una gran diferencia.

Cuando logras esto último puedes evaluar tus resultados, por ejemplo, con un análisis FODA (fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas).

Algunas preguntas valiosas son:

  • ¿Qué tareas van bien?
  • ¿Qué debería cambiar en un futuro?
  • ¿Cómo sacarle provecho a los desafíos que se me presenten

 

5. Define claramente las tareas y las condiciones de satisfacción

Si delegas las tareas de forma imprecisa, obtendrás resultados imprecisos. Si no dejas claro cómo deben hacerlo y cuáles son los resultados que esperas, entonces no tendrás bases sólidas para reclamar a la hora de que detectes fallas o tengas insatisfacciones.

Si hay un proyecto que debe ser entregado el viernes a las 3 p.m., entonces especifícalo e indica cuáles serán las consecuencias de que no sea así.

Este tipo de detalles se suelen pasar por alto, pero son indispensables para delegar de la forma adecuada.

 

6. Proporciona todo lo necesario para el éxito de la tarea

Muchas actividades fracasan porque quien intenta realizarlas carece de los medios necesarios para llevarlas a cabo, bien sean estos materiales o humanos.

Cuando delegues, asegúrate de facililarle la tarea. No sabotees su propio éxito y haz un inventario de todo lo que pueda hacerle falta para llevar a cabo la tarea con éxito.

Además, deja abierta la posibilidad de que la persona te manifieste cuando crea que necesita algo para cumplir con lo que le encomiendes.

 

Conclusión sobre qué es delegar

Cuando entiendes qué es delegar y sus beneficios están liberándote de tareas que pudieran resultarte tediosas o innecesarias. Y no porque no sean importantes, sino porque tú tienes otras que necesitan de tu intervención directa.

Delegar es un signo de fortaleza y de madurez. Si analizas tu entorno, verás que aquellas empresas y organizaciones que mejor delegan, son las que más éxito tienen.