Tener la sensación de llegar tarde a lo que queremos es algo que se ha vuelto muy común. Tenemos agendas apretadas, llenas de tareas. Tenemos una vida más allá del trabajo, pasamos horas en el tráfico, en el teléfono celular.

Y eso afecta la concreción de proyecto. Quieras o no,lo hace.

Por eso es importante desarrollar la gestión de un proyecto con base en una planificación adecuada.

Pero esto no es algo que no sepamos. De hecho, algunas frases como “el tiempo es dinero”, “el tiempo es oro” y otras similares, forman parte de nuestras conversaciones cotidianas.

Para comprender mejor porqué es importante desarrollar habilidades en esta área, veamos antes qué es la gestión del tiempo en gestión de proyectos.

¿Qué es la gestión del tiempo en la gestión de proyectos?

La gestión del tiempo es un componente vital en la gestión de proyectos. Ella nos sirve para planificar y desarrollar el cronograma de finalización.

Este ítem es clave para organizar a un equipo en función de unos plazos y establecer la coordinación de acciones entre sus integrantes.

Si esta gestión se realiza en la forma adecuada, las tareas se simplifican y la colaboración puede llevarse a cabo más rápido.

En el caso de que el proyecto sea de realización individual, el aprovechamiento del tiempo a partir de un plan también es fundamental.

6 pasos fundamentales para una adecuada gestión del tiempo

Cuando hablamos de gestión del tiempo en gestión de proyectos, hay pasos estratégicos que deberían estar presentes si queremos ser realmente efectivos.

1. Definición de actividad: si no tenemos clara la actividad, será muy difícil que planifiquemos en torno a ella. Los proyectos tienen un ciclo de vida y hay que identificar y programar las diferentes actividades. Palabras claves: actividades y tareas.
2. Secuencia de actividades: si se trata de un proyecto individual, esta es la parte en la que debes determinar cuál será el orden de entregables. Todavía no se trata de fechas, pero sí de un orden.
3. Estimación de recursos: con cuáles recursos cuentas, quienes son las personas que pueden ayudarte, qué materiales, máquinas o información vas a necesitar.
4. Tiempo estimado en el que se llevará a cabo la actividad: ahora sí se trata de tiempos. En este apartado hay que hacer una aclaratoria: sin un modelo matemático (por ejemplo el PERT ), las estimaciones son imprecisas. Sin embargo, puedes basarte en tu experiencia para fijarte unos tiempos que sean realizables.
5. Planificación con cronograma: es el momento de fijar fechas, tanto de inicio como de finalización de cada actividad. Todo esto lo harás siguiendo el orden que ya fijaste, anotando los recursos, pero sobre todo, las posibles barreras que te puedan impedir lograr tu meta.
6. Control: debes ir controlando que todo salga según el plan. Si no fuera así, es una excelente oportunidad para revisar qué es lo que no ha salido como lo indicaste en el plan.

Gestionar el tiempo a la hora de ejecutar un proyecto es una cuestión, más que de voluntad, de método.

Importancia de la gestión del tiempo en gestión de proyectos

Tal como lo dijimos al inicio, el tiempo es oro, se va, no es renovable. Así que cuando lo desperdicias, estás retrasando el logro de tus metas.

Y no hablamos de que descansar o recrearse sea un desperdicio. No, estos espacios son necesarios para la vida de cualquiera.

Nos referimos a que un proyecto debe tener una hoja de ruta en el que se indique cuándo comienza y cuándo acaba.

De esto es lo que se trata la gestión del tiempo en gestión de proyectos, de que cada proyecto tenga fecha de inicio y de finalización.

 Si no, existe la posibilidad de que pasen meses y hasta años antes de que el proyecto se lleve a cabo.

Consejos eficaces para la adecuada gestión del tiempo

• Registra cómo gastas tu tiempo

Elabora un registro para que puedas saber cómo estás usando tu tiempo. Durante algún tiempo, registra lo que estás haciendo en lapsos de 15 minutos.

Esto te servirá para que te hagas consciente del uso que le das a tu tiempo. Detecta a cuáles tareas le dedicas más tiempo.

Este ejercicio te pone frente a un proceso reflexivo en el cual entenderás por qué muchas personas, teniendo la misma cantidad de horas que tú, aprovechan su agenda de un modo en el que parece que tuvieran más horas disponibles.

• Establece prioridades

Una gestión del tiempo en gestión de proyectos que se precie de ser efectiva, debe tener claro aquello que es importante y lo que es urgente, además de las combinaciones que haya entre ambas variables.

Si algo es importante y urgente, entonces debe ser atendido de inmediato.

Si es importante, pero no urgente, entonces cabe la posibilidad de postergarla.

Aquello que es urgente, pero no importante se puede delegar. Por descarte, lo que no es urgente ni importante, definitivamente, debe ser atendido más tarde.

Si tienes una lista de tareas pendientes, entonces te será sencillo realizar esta clasificación.

• Organiza tus listas de tareas

Hay dos formas básicas de organizar las tareas para tener una gestión del tiempo en la gestión de proyectos más efectiva.

Bien puede hacerse por fecha de vencimiento o por progreso.

En el primero de los casos, sea un grupo o una persona, establece una fecha que lo mantenga motivado a cumplir la tarea.

A algunos no les resulta conveniente este modo porque suelen esperar hasta la fecha límite para comenzar.

Entonces tienen la opción de hacerlo por progreso. En este caso cada tarea incluye otras subtareas que le permitirán alcanzar los objetivos con mayor facilidad.

Lo que se debe hacer con esta opción es hacer una lista de pendientes y con metas diarias. A medida que vayas avanzando, entonces puedes ir marcando las subtareas y tareas como cumplidas.

Créenos, una vez que marcas lo cumplido la sensación es muy satisfactoria.

• Aprende a divorciarte de los proyectos

Muchas personas gastan tiempo valioso en intentar cumplir con un proyecto que saben que no llegará a buen puerto.

A veces se “enamoran” u obstinan tanto con un meta que no logran ver que algo están haciendo de forma incorrecta o que ya no vale la pena seguir haciéndolo de esa forma.

Muchas veces cambiar es bueno. Si ya comprobaste que esa no es la vía o que no puedes solo o que no obtendrás resultados óptimos, bien valorar la retirada.

No siempre tienes que demostrar que puedes. Entender esto es liberar tiempo para la realización de proyectos que sí puedes llevar a cabo.

Cuando preparas tu agenda y planificas tus tareas, las probabilidades de que logres tus objetivos se incrementan.

Conclusión

Entender de gestión del tiempo en gestión de proyectos puede ser la diferencia entre lograr tus objetivos o no.

No hace falta que tengas un máster en planificación ni que seas experto o experta. Basta con que tengas a la mano la información que aquí te compartimos.

A medida que la pongas en práctica, irás viendo lo que te funciona y lo que no. Además, irás adaptando procesos y haciéndolos adecuados para tu forma de trabajar.